Les registres échouent rarement sur le protocole. Ils échouent parce que des centres solides sur le papier n'ont jamais inclus personne, ou parce que la seule variable que tout le monde croyait recueillie s'est révélée vide dans la moitié des dossiers. La faisabilité répond à une question : les patients, les données et les centres sont-ils réellement atteignables, au volume et à la qualité qu'exige votre question de preuve.
Ceux qui construisent vos preuves ont siégé de l'autre côté de la table.
Charline PetitdemangeProject Delivery Lead, France and United KingdomOuverture et clôture d'étude
Susanne HoferHead of Clinical Operations, DACH regionDispositifs de classe I à III
Dr Mark Da CostaDirecteur des opérations et responsable du cardiovasculaireAncien chef d'équipe TÜV SÜD
Les registres échouent rarement sur le protocole. Ils échouent parce que des centres solides sur le papier n'ont jamais inclus personne, ou parce que la seule variable que tout le monde croyait recueillie s'est révélée vide dans la moitié des dossiers. La faisabilité répond à une question : les patients, les données et les centres sont-ils réellement atteignables, au volume et à la qualité qu'exige votre question de preuve.
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Les évaluateurs contestent rarement une faisabilité directement. Ils contestent ce qu'elle a produit : pourquoi ces centres, sur quelles preuves, et qu'est-il advenu de ceux qui ont été écartés. Une sélection qu'on ne peut pas expliquer après coup affaiblit tout le registre, quel qu'en soit l'auteur.
C'est pour cela que nous gardons une trace écrite par centre, refus compris. Cela ne coûte rien pendant la sélection et c'est la différence entre répondre à une question en un après-midi et reconstituer une décision trois ans plus tard.
La faisabilité d'une investigation clinique demande si les investigateurs suivront un protocole. La faisabilité d'un registre sous le RDM européen demande autre chose : est-ce que le soin courant produit déjà les données dont vous avez besoin, et est-ce qu'un centre continuera de saisir ces données pendant des années sans le rythme des visites de protocole pour le porter.
Trois questions doivent être tranchées avant qu'un registre vaille la peine d'être lancé. La population est-elle atteignable, c'est-à-dire le nombre annuel réel de patients traités avec votre dispositif pour votre indication dans chaque centre candidat, et non le total du service. Les données sont-elles là, c'est-à-dire les variables dont dépendent vos critères d'évaluation, où elles vivent, à quel taux de complétude, et à qui elles appartiennent. Et les centres tiendront-ils, c'est-à-dire la volonté, les effectifs, et la réponse honnête à la question de savoir si quelqu'un saisira encore des données en année trois.
Une limite, pour que cette page reste utile. Elle couvre la faisabilité et la sélection des centres pour les registres. Elle ne couvre pas la conception du protocole et des critères d'évaluation, et elle n'explique pas comment un registre se conduit une fois ouvert. La faisabilité des études interventionnelles est un autre exercice, traité sur faisabilité et sélection des centres pour les essais cliniques.
Une faisabilité qui répond à trois des quatre n'est pas une faisabilité. C'est une liste restreinte avec un risque caché dedans.
Le volume annuel par indication et par référence de dispositif, centre par centre, avec une source pour chaque chiffre. Un total de service ne vous dit presque rien sur votre dispositif. Le volume doit aussi s'apprécier dans le temps : nous avons vu une étude ne recruter personne parce que les patients éligibles ne se présentaient tout simplement pas dans cette consultation, ce qu'une photo sur une seule année n'aurait jamais montré.
Les variables des critères d'évaluation, une par une. Sont-elles recueillies, dans quel système, par qui, et le dispositif peut-il être identifié au niveau du patient. La traçabilité du dispositif est le blocage le plus fréquent, et celui que personne ne vérifie assez tôt. Où les données vivront ensuite est traité sur EDC et gestion des données.
Qui saisit les données, si le service a déjà porté une étude longue, le renouvellement du personnel, et si les patients reviennent effectivement dans ce centre pour le suivi ou sont adressés ailleurs. Le critère d'évaluation et le taux d'événements décident du nombre de centres nécessaires, ce qui se dimensionne avec notre équipe biostatistiques .
La voie éthique et protection des données dans chaque pays, la voie contractuelle avec chaque établissement, et un chemin réaliste jusqu'au premier patient inclus. C'est la partie du calendrier qu'un promoteur ne contrôle pas, et c'est exactement pour cela qu'elle appartient à la faisabilité plutôt qu'à l'ouverture.
Tout le monde sait lister des critères. Ce qui coûte de l'argent, c'est ce que le questionnaire n'a pas demandé, et qui ne remonte que six mois plus tard. Voici nos propres cas, anonymisés.
Un centre, un objectif de recrutement de vingt patients, et zéro patient recruté avant sa fermeture. L'équipe était une infirmière sans expérience de la recherche clinique, une coordinatrice et un investigateur. Dès qu'une seule personne était en congé, plus aucune activité d'étude n'était possible. Le questionnaire avait demandé si les effectifs étaient suffisants. Il n'avait pas demandé combien de ces personnes seraient déléguées à cette étude.
Dans le même projet, l'investigateur travaillait sur deux sites et était rarement présent dans celui où l'étude se déroulait. Nous demandons désormais directement si l'investigateur sera basé là où le travail aura lieu, ce qui compte surtout en soins primaires et en médecine générale.
Une étude portant sur une population de patients précise n'a recruté personne, parce que les participants éligibles ne fréquentaient pas cette consultation. Le protocole n'était pas adapté à la population que ce centre voit réellement. Les effectifs de patients doivent s'apprécier dans le temps et face au vrai éventail de cas, pas face à un chiffre annuel de façade.
Au Royaume-Uni, aucun registre public ne montre si un centre a atteint son objectif de recrutement. Ce qui peut être demandé est indirect : des rapports de laboratoire, ou les chiffres de pharmacie et d'approvisionnement pour le dispositif. Ce n'est pas une pratique courante, et cela vaut la peine d'être demandé quand le chiffre semble optimiste.
Pour les études menées en Angleterre, les délais d'ouverture passés d'un centre sont visibles et utiles. Un centre qui a systématiquement manqué l'objectif d'ouverture en quatre-vingt-dix jours est un centre que nous écarterions, quel que soit son volume annoncé, parce que le retard se répétera.
Savoir si un centre et son personnel ont réellement participé à des essais comparables auparavant est souvent impossible à confirmer depuis les registres publics ou les publications. Nous le disons plutôt que de le supposer, et nous pondérons la décision de qualification en conséquence.
Une seule infirmière d'étude sur le projet. Des infirmières d'étude sans expérience préalable de la recherche clinique. Un investigateur qui délègue l'entretien de faisabilité à quelqu'un d'autre et n'accordera pas de temps pour discuter de l'étude. Au-delà, un centre qui fonctionne surtout avec du personnel intérimaire ou des stagiaires, ou avec un fort renouvellement, affecte la qualité, l'engagement des patients et le recrutement. Une ou deux personnes ne suffisent pas à mener un registre correctement. Nous demandons combien d'essais sont en cours, le nombre exact de personnes affectées aux études, si elles interviennent sur d'autres études, et combien d'essais chacune porte. C'est la charge de travail totale, et non l'effectif, qui vous dit si le protocole sera respecté.
C'est là que les décisions de sélection se paient réellement, et c'est pourquoi le modèle de contact appartient à la phase de sélection plutôt qu'à l'ouverture.
Cela varie entre une coordinatrice d'étude et une infirmière, et ce n'est presque jamais l'investigateur. Les investigateurs et les co-investigateurs sont des médecins de première ligne, avec des responsabilités cliniques et peu de temps pour le travail d'étude au quotidien. La coordinatrice, les techniciens et les ARC portent le protocole, la gestion des patients et les relances. C'est pourquoi la coordinatrice d'étude mérite un poids important au moment de la sélection des centres.
Les centres sont nettement plus réactifs quand plus d'une personne figure comme contact principal. Nous demandons ces coordonnées dans le questionnaire de faisabilité, puis nous travaillons via une adresse de groupe, ce qui absorbe les congés et les arrêts maladie au lieu de s'y bloquer. Si un centre est déjà difficile à joindre pendant l'ouverture, c'est une raison de reconsidérer son inclusion, pas un détail à contourner plus tard.
L'essentiel des échanges passe par la plateforme de recueil électronique des données, et leur fréquence suit les requêtes plutôt qu'un calendrier. Les appels hebdomadaires ou mensuels programmés apportent peu : les équipes des centres trouveront difficilement le temps, et la charge est réelle. Le téléphone et le courriel montent en puissance quand une équipe ne répond pas, chaque semaine si nécessaire. Le contact au niveau de l'investigateur est réservé à une véritable absence de réponse, à une erreur majeure ou à une visite de monitoring.
Les visites sur site demandent une organisation lourde et la disponibilité constante de la coordinatrice d'étude, qui ne peut alors rien faire d'autre de la journée. Elles supposent aussi que le centre ait un endroit où installer un ARC pendant une demi-journée ou plus, ce qui n'est pas toujours vrai. Le monitoring téléphonique est souvent plus efficace pour le même résultat, et l'équilibre entre les deux appartient au plan plutôt qu'à l'habitude. Comment cela se décide et se justifie est exposé sur monitoring sur site et à distance, et la séquence d'activation sur la mise en route des études cliniques.
Il y a une demande d'accès, en général un comité scientifique, et des règles sur ce qui peut être publié. Ce processus a son propre calendrier et il n'est pas négociable par le promoteur. Il appartient au calendrier dès la première version, aux côtés du reste du planning sur coût et calendrier d'un registre.
La faisabilité est une question de données. Le jeu de données identifie-t-il votre dispositif au niveau du patient, les critères d'évaluation sont-ils déjà recueillis et définis comme vous en avez besoin, et le dépositaire accordera-t-il l'accès à des conditions acceptables pour vous. Vous ne visitez aucun centre. Vous lisez un dictionnaire de données et vous négociez. Souvent la voie vers des données de vie réelle à moindre coût.
La faisabilité est une question de centres. Les volumes, la volonté, la capacité de saisie, et la capacité à tenir pendant toute la durée du suivi.
Un registre existant pour le dénominateur et la référence, vos propres centres pour les variables qu'il ne porte pas. La faisabilité doit alors prouver les deux, et prouver que les définitions des critères d'évaluation peuvent être réconciliées entre les deux.
Le coût de chacun d'eux est chiffré avec les lignes de budget sur ce qu'une étude coûtera réellement.
Nous écrivons l'incertitude clinique résiduelle en une phrase avant d'appeler le moindre centre. Cette phrase donne les critères d'évaluation, et les critères d'évaluation donnent les variables que nous allons ensuite chercher.
Nous vérifions si les variables existent avant de demander à qui que ce soit s'il est intéressé. Cela réordonne tout l'exercice, et c'est ce qui empêche les découvertes du huitième mois.
Une trace écrite par centre, pour que la sélection puisse être défendue plus tard et pour qu'un centre refusé puisse être repris si la conception change.
La voie réglementaire et protection des données confirmée avec les établissements eux-mêmes, et non lue dans un tableau de synthèse.
Les risques nommés et le raisonnement derrière chacun. Si notre réponse est que le registre ne répondra pas à la question, c'est cela le livrable, et c'est le moins cher que nous puissions vous donner.
La faisabilité ouvre la séquence couverte par CRO registre PMCF et par l'offre plus large CRO dispositifs médicaux , et elle décide de ce que la qualité des données et le monitoring devront tenir ensemble ensuite.
Livres blancs, témoignages clients et publications produits par nos équipes et nos partenaires (BSI, TÜV SÜD, RegenLab).
Oui, sur le point qui compte. Une faisabilité d'essai teste si les centres suivront un protocole pendant une durée définie. Une faisabilité de registre teste si le soin courant produit déjà les données, et si le centre continuera de les saisir pendant des années sans visites de protocole pour structurer le travail. Le questionnaire aux centres se ressemble. La notation, non.
Il vous en faut une différente. Il n'y a pas de visite de centre, mais il y a une question de données plus difficile : votre dispositif est-il identifiable au niveau du patient dans ce jeu de données, vos critères d'évaluation sont-ils recueillis et définis comme vous en avez besoin, et le dépositaire accordera-t-il l'accès à des conditions acceptables. Sauter cette étape, c'est ainsi que des projets découvrent au huitième mois que la variable n'y est pas.
Le nombre vient du critère d'évaluation et du taux d'événements attendu, pas d'une habitude. Une question de survie demande de la largeur et des années. Un signal de sécurité sur un événement rare demande un dénominateur que seule une grande population produit. Figer le nombre de centres avant de figer le critère d'évaluation est l'erreur de planification la plus fréquente que nous voyons.
Alors ce centre peut contribuer à une analyse au niveau de la procédure et pas au niveau du dispositif. Parfois c'est acceptable, par exemple quand le centre fournit la référence plutôt que les données de votre dispositif. Souvent non. Dans les deux cas, c'est une décision à prendre pendant la sélection, pas une découverte à faire pendant l'analyse.
En partie. Les volumes de procédures publics, les rapports de registres publiés et les statistiques nationales vous amènent à une liste restreinte. Ils ne vous diront pas qui saisit les données, si le service est sur le point d'être réorganisé, ni si le registre d'implants est exploitable. Cette dernière partie demande de parler à des gens.
L'un ou l'autre, à condition que ce soit documenté. Ce qui compte, c'est que la sélection des centres puisse être expliquée après coup : pourquoi ces centres, sur quelles preuves, et ce qui a été fait de ceux qui ont été écartés. Une sélection qu'on ne peut pas expliquer est une faiblesse dans le dossier, quel qu'en soit l'auteur. Parler à notre équipe registre.
Oui, sur le point qui compte. Une faisabilité d'essai teste si les centres suivront un protocole pendant une durée définie. Une faisabilité de registre teste si le soin courant produit déjà les données, et si le centre continuera de les saisir pendant des années sans visites de protocole pour structurer le travail. Le questionnaire aux centres se ressemble. La notation, non.
Il vous en faut une différente. Il n'y a pas de visite de centre, mais il y a une question de données plus difficile : votre dispositif est-il identifiable au niveau du patient dans ce jeu de données, vos critères d'évaluation sont-ils recueillis et définis comme vous en avez besoin, et le dépositaire accordera-t-il l'accès à des conditions acceptables. Sauter cette étape, c'est ainsi que des projets découvrent au huitième mois que la variable n'y est pas.
Le nombre vient du critère d'évaluation et du taux d'événements attendu, pas d'une habitude. Une question de survie demande de la largeur et des années. Un signal de sécurité sur un événement rare demande un dénominateur que seule une grande population produit. Figer le nombre de centres avant de figer le critère d'évaluation est l'erreur de planification la plus fréquente que nous voyons.
Alors ce centre peut contribuer à une analyse au niveau de la procédure et pas au niveau du dispositif. Parfois c'est acceptable, par exemple quand le centre fournit la référence plutôt que les données de votre dispositif. Souvent non. Dans les deux cas, c'est une décision à prendre pendant la sélection, pas une découverte à faire pendant l'analyse.
En partie. Les volumes de procédures publics, les rapports de registres publiés et les statistiques nationales vous amènent à une liste restreinte. Ils ne vous diront pas qui saisit les données, si le service est sur le point d'être réorganisé, ni si le registre d'implants est exploitable. Cette dernière partie demande de parler à des gens.
L'un ou l'autre, à condition que ce soit documenté. Ce qui compte, c'est que la sélection des centres puisse être expliquée après coup : pourquoi ces centres, sur quelles preuves, et ce qui a été fait de ceux qui ont été écartés. Une sélection qu'on ne peut pas expliquer est une faiblesse dans le dossier, quel qu'en soit l'auteur. Parler à notre équipe registre.
Livres blancs et publications produits par nos équipes avec nos partenaires organismes notifiés.
Écrit avec l'organisme notifié BSI : une lecture pratique des attentes en matière de preuves cliniques sous le RDM 2017/745, celles-là mêmes que votre dossier doit soutenir.
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